La facturación electrónica se ha convertido en una práctica común en Chile, transformando la manera en que las empresas gestionan sus transacciones comerciales. Sin embargo, para operar en conformidad con la normativa vigente, es crucial comprender los requisitos y procesos de certificación establecidos por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
En este artículo, exploraremos los aspectos fundamentales que todo contribuyente debe conocer sobre la certificación de facturación electrónica en Chile.
Índice de contenidos:
- Evolución de la factura electrónica en Chile
- Entidades reguladoras y funcionamiento de la facturación electrónica
- Sistemas de facturación electrónica
- Tipos de documentos tributarios electrónicos (DTE)
- ¿Cómo es el proceso de certificación?
5.1 Postulación
5.2 Certificación
5.3 Datos a ingresar en la postulación
6. Solución de facturación electrónica superior a la del SII
Evolución de la factura electrónica en Chile
Chile es uno de los países más avanzados de la región en la implementación de la factura electrónica, que inició en el año 2003, cuando el SII masificó el sistema hasta ese momento de carácter voluntario para todos los contribuyentes que quisieran acogerse.
Ya en 2014, con la Ley Nº 20.727 se hace obligatorio su uso, con un periodo de incorporación progresivo desde la entrada en vigor de la ley, el 31 de enero del mismo año. En este periodo se produce el reemplazo de los documentos físicos o de papel por los diferentes documentos tributarios electrónicos (DTE) que están incluidos dentro de la legislación: Facturas, Notas de Crédito, Débito, Guías de Despacho, Facturas de Compra y Facturas Exentas.
Entidades reguladoras y funcionamiento de la facturación electrónica
La emisión de factura electrónica en Chile es obligatoria para el 100% de las empresas. Esto quiere decir que, la emisión de este documento habilita al contribuyente como emisor y receptor de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).
El SII es la única entidad reguladora, que a su vez habilita a facturar electrónicamente y pone a disposición de los contribuyentes diferentes sistemas de facturación electrónica.
Las empresas envían al SII los DTE en tiempo real a través del sistema de facturación elegido, para ser validado. Esta entidad tributaria una vez validadas las devuelve al emisor. Por su parte, el emisor las envía por correo electrónico al destinatario final, en formato XML_DTE.
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El receptor de la lectura electrónica cuenta con ocho días para aceptar o reclamar. En el caso de que transcurrido ese plazo no se haya generado un acuse de recibido, el SII las considera como formalmente aceptadas.
Sistemas de facturación electrónica
Para emitir facturas electrónicas, los contribuyentes cuentan con diferentes sistemas, según el volumen de facturación de cada empresa
1. El Sistema de Facturación Gratuito del SII: tiene como objetivo proveer a los contribuyentes de un sistema que les permita operar con facturas electrónicas y cumplir con la normativa legal vigente. No se integra con aplicaciones informáticas del contribuyente, solo funciona a través del SII y para el tipo de documentos que ahí se ponen a disposición. Está diseñado para un bajo volumen de emisión (uno a uno).
2. Sistema de facturación propio o de mercado: admite un alto volumen de emisión de DTE. Pueden emitir facturas, notas de crédito y débito, guía de despacho, factura de compra, de exportación, liquidación factura, boletas afectas, entre otros. Es integrable con otros sistemas informáticos que utilice la empresa (ERP, Software de Gestión Empresarial, y demás).
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Tipos de documentos tributarios electrónicos (DTE)
Dentro de los diferentes tipos de documentos tributarios electrónicos (DTE), que cuentan con un respaldo tributario y legal para cada operación comercial, tanto para el emisor como el receptor que obliga la ley, se encuentran los siguientes:
- Factura Electrónica: documento en el cual se detallan los productos o servicios vendidos, método de pago y precio unitario.
- Factura de Ventas y Servicios No Afectos o Exentos de IVA: documento que se genera para operaciones comerciales y/o de servicios exentos de impuestos, principalmente de IVA.
- Factura de Compra Electrónica: es el respaldo legal de una compra, y se emite en las siguientes situaciones:
- Cuando el emisor electrónico es un agente retenedor autorizado para el Cambio de Sujeto del IVA y efectúa transacciones en las cuales está obligado a retener una parte o la totalidad del IVA.
- Cuando el emisor electrónico efectúa operaciones gravadas, con vendedores o prestadores de servicios, indicados en la Resolución Exenta N° 1496, de 1976, que no tengan documentación tributaria.
- Cuando el emisor electrónico es un agente retenedor autorizado para el Cambio de Sujeto del IVA y efectúa transacciones en las cuales está obligado a retener una parte o la totalidad del IVA.
- Guías de Despacho Electrónicas: documentos tributarios emitidos de forma obligatoria cuando no se hace factura en el momento de la entrega de bienes o mercancías. Las guías de despacho verifican y justifican la entrega de la mercancía por parte del vendedor y la recepción del destinatario. Deben ser numeradas y timbradas por el SII de Chile.
- Liquidación Factura Electrónica: documento tributario en que se refunde la liquidación de ventas, emitida de un contrato de consignación, y la facturación de la comisión pactada entre el consignante y el consignatario, como lo indica la Circular Nº 126, de 1977.
- Nota de Crédito Electrónica: documento para anular o corregir una factura ya emitida.
- Nota de Débito Electrónica: documento que deben emitir los vendedores y prestadores de servicios cuando hay cambios en el monto de la factura original.
- Factura de Exportación Electrónica: documentos de distinta naturaleza frente al IVA y de diferentes validaciones de esquema que la factura electrónica. Permite incluir datos adicionales como montos en moneda extranjera, identificar el medio de transporte, la compañía transportista, el puerto de embarque y desembarque, la modalidad de venta, entre otros.
- Nota de Crédito de Exportación Electrónica: documento que se genera para anular o modificar facturas de exportación.
- Nota de Débito de Exportación Electrónica: documento que se genera cuando hay cambios en el monto de la factura de exportación original.
Absolutamente todos los documentos tributarios electrónicos que se emitan, deben contener una firma electrónica digital, que le permitirá autenticar su origen, asegurar la integridad y validez de la información.
¿Cómo es el proceso de certificación?
Para que una empresa pueda emitir facturas electrónicas debe cumplir una serie de requisitos y condiciones ante el SII, una vez cumplidas, puede proceder a postularse en un proceso de certificación.
Tenga en cuenta cuidadosamente la siguiente información antes de ingresar los datos solicitados.
Postulación
La postulación sólo se permite hacer a través de un representante legal del contribuyente interesado, autenticado con certificado digital en el sitio web del SII, ingresando algunos datos de contacto e informando quién actuará como Usuario Administrador de DTE al interior de la empresa. A su vez, esta persona debe:
a) Haber realizado y mantener vigente el trámite de inicio de actividades (*)
b) Calificar como contribuyente de Primera Categoría, de acuerdo a lo indicado en el Artículo 20 de la Ley sobre el Impuesto a la Renta.
c) No tener condición de querellado, procesado, o en su caso, acusado por delito tributario, o condenado por este tipo de delito hasta el cumplimiento total de su pena.
*Para poder emitir documentos tributarios con IVA, se requiere además ser contribuyente de IVA y contar con verificación positiva de actividades en terreno.
Certificación
Una vez aceptada la postulación del contribuyente, se le otorga acceso al ambiente, pruebas y certificación del SII, a través del Usuario Administrador y Usuarios Autorizados que haya registrado.
A través del menú del Ambiente de Certificación, también se puede acceder a la “Documentación para empresas autorizadas” donde podrá consultar un Manual de certificación, las instrucciones para la construcción del set de prueba, y la documentación para la construcción de los servicios automáticos.
La certificación es un proceso compuesto por varios pasos, en los cuales los postulantes van completando las pruebas solicitadas e informando su progreso al SII. Una vez finalizadas las pruebas, el postulante debe realizar una declaración en la cual indique que, junto con haber realizado exitosamente las pruebas requeridas, su instalación cumple con los procedimientos y condiciones solicitados por el SII para generar y recibir adecuadamente documentos tributarios electrónicos.
Encuentre más información en nuestro artículo: ¿Cuáles son las características de una factura electrónica?
Es importante tener en cuenta que el SII eliminará del ambiente de certificación a los contribuyentes que no registren actividad en los últimos 6 meses. Los contribuyentes eliminados deberán volver a registrar su postulación si desean completar la certificación.
El proceso de certificación incluye los siguientes pasos:
1. Set de Prueba asignado por el SII.
2. Simulación.
3. Intercambio de Información.
4. Envío de Muestras de Impresión.
5. Declaración de Cumplimiento de Requisitos.
6. Autorización del Contribuyente.
A continuación se describen en detalle los pasos de certificación:
1. Set de pruebas asignado por el SII
Este paso es la recepción en el SII, sin rechazos ni reparos, de un envío de documentos que el postulante construye, basado en un archivo con datos de prueba que el SII genera en forma única para cada postulante, en función de su giro y los documentos que desea certificar.
2. Simulación
La simulación es una etapa que contempla la generación de un envío, recibido en el SII sin rechazos ni reparos, de cierto número de documentos de prueba con datos paralelos de la operación real de la empresa.
3. Intercambio de información
En esta etapa, el SII envía documentos tributarios a la organización postulante para comprobar que se entrega acuse de recibido y la aceptación o rechazo de los DTE, de acuerdo con las definiciones del SII.
4. Envío de muestras de impresión
Esta etapa considera la entrega al SII de un conjunto de documentos impresos, con un máximo de 20, de acuerdo a la normativa y que incluyan el timbre electrónico en representación PDF417. Estos se podrán entregar en un archivo con imágenes según especificación del SII.
4. Declaración de Cumplimiento de Requisitos
Una vez finalizadas correctamente las anteriores pruebas de certificación, el contribuyente deberá declarar en la web del SII que cuenta con la implementación de procedimientos formales y establecidos que podrán ser auditados en cualquier momento, realizando adecuadamente las siguientes funciones.
a) Gestión de Códigos de Autorización de Folios (almacenamiento y control de acceso).
b) Foliación controlada (asignación única de cada folio autorizado por el SII).
c) Respaldo de los documentos e información generada.
d) Envío de documentos al SII.
e) Intercambio (envío y recepción) de documentos con otros contribuyentes.
f) Set de Prueba asignado por el SII.
g) Cuadratura de envíos aceptados, rechazados y aceptados con reparos por el SII.
h) Administración de contingencias.
6. Autorización del Contribuyente
Finalmente, si todas las pruebas se completan satisfactoriamente, el SII emitirá una Resolución que autoriza a la empresa como contribuyente a operar con DTE y lo registrará en su ambiente de producción para comenzar a generar documentos legalmente válidos a partir del periodo tributario indicado.
Datos a ingresar en la postulación
En la página de postulación que se desplegará después de aceptar las condiciones anteriormente señaladas, se solicitará completar la siguiente información:
- Rut.
- Rut Usuario-Administrador.
- Mail contacto SII.
- Mail Usuario-Administrador.
- Mail Contacto-Empresas (debe ser una dirección diferente).
- URL.
- Nombre del Software: indicar si es propio o desarrollado por una empresa de facturación e indicar el nombre de dicha empresa.
Documentos a Certificar: el conjunto Factura Electrónica, Nota de Crédito Electrónica y Nota de Débito Electrónica es el mínimo obligatorio. Opcionalmente, se pueden seleccionar otros documentos.
El SII validará en línea la información ingresada y en caso de aceptar la postulación, inscribirá automáticamente al negocio oficialmente como contribuyente obligado a declarar.
Solución de facturación electrónica superior a la del SII
AndesTAX, como proveedor nacional de factura electrónica, ha desarrollado un sistema único que facilita el cumplimiento de especificaciones legales y técnicas en Chile. Automatiza la emisión de DTE masivos y facilita las comunicaciones online con el SII.
La trazabilidad que ofrece nuestra solución de factura electrónica es clave para adelantarse a incidentes recurrentes en los procesos de la facturación en el país. Gracias al cruce de datos entre el servicio de facturas reclamadas del SII y la solución de AndesTAX, la empresa que contrata nuestros servicios se mantiene informada en todo momento del estado de las facturas emitidas y supervisa la coherencia entre los DTE recibidos y la declaración mensual de IVA.
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